كل شركة نامية في مصر تدير أعمالها على جداول Excel مدة أطول مما ينبغي، وهذه ليست إدانة. Excel مجاني، والجميع يقرأه، وشركة تنفذ بضع مئات من العمليات شهريًا تجده الأداة الصحيحة فعلًا. المشكلة أن لا شيء يعلن اللحظة التي يتوقف فيها عن كونه كذلك. الملفات تفتح كما كانت، والمجاميع تحسب كما كانت، بينما بدأت الشركة تتخذ قراراتها على أرقام عمرها 3 أيام وتسبقها نسختان.
خمسة أسئلة تحدد موقعك
نطرح الأسئلة الخمسة نفسها في أول مكالمة. كم يوم عمل يستغرق إقفال الشهر؟ إذا تجاوزت الإجابة 5 أيام، وكان جزء منها اتصالات بالفروع لتأكيد ما لديها فعلًا، فأنت تجاوزت الخط بالفعل. أي ملف هو الملف الحقيقي؟ إذا احتاج أحد إلى التوقف قبل الإجابة، فأنت أمام مشكلة في سلامة البيانات لا في التقارير. ما التكلفة النهائية لصنف مستورد، شاملة الجمارك والتخليص والشحن وسعر الصرف يوم تنفيذ الدفع؟ ما الموجود على رف فرع الإسكندرية في هذه اللحظة؟ وكم ساعة أسبوعيًا يقضيها موظف في إعادة كتابة أرقام من نظام إلى آخر؟
السؤال الأخير هو المقياس الصادق. في أغلب الشركات التي نقيّمها تقع الإجابة بين 8 و20 ساعة أسبوعيًا موزعة على الفريق، لا يظهر منها بند واحد في أي ميزانية، وكلها تولد أخطاء لا ينتبه إليها أحد حتى موعد الجرد.
ضغوط محلية تتعامل معها الجداول بصعوبة
حقيقتان مصريتان قصّرتا المهلة. الأولى الفاتورة الإلكترونية. منذ نقلت مصلحة الضرائب المصرية الشركات إلى فواتير إلكترونية منظمة بأكواد أصناف موحدة، لم يعد إصدار المستندات من قالب Word خيارًا قائمًا، وتحول ربط الإرسال بسير عمل قائم على الجداول إلى وظيفة يدوية دائمة يؤديها موظف عُيّن لعمل آخر.
والثانية العملة. حين يتحرك الجنيه بحدة، تصبح كل تكلفة مستوردة في ملفك خاطئة في الصباح نفسه. الشركات التي تدير طبقات تكلفة سليمة أعادت التسعير خلال أسبوع. أما الشركات التي تدير جداول فاكتشفت بعد شهور أن منتجًا سريع الدوران كان يخرج طوال الوقت بأقل من تكلفة إحلاله. هذه ليست مسألة تفضيل برمجي، بل هامش ربح.
الدفع عند الاستلام يضيف ضغطًا ثالثًا. الأموال تبقى لدى شركة الشحن أيامًا، والمرتجعات تعود إلى المخزون في أوقات غير متوقعة، وتسوية كشف تحصيل شركة الشحن مع الطلبات يدويًا هي بالضبط نوع العمل الذي يلتهم فريق الحسابات في صمت.
كم يكلف برنامج ERP للشركات المصرية وأين تذهب الأموال فعلًا
نطاقات لا وعود. المرحلة الأولى المركزة، التي تغطي الحسابات والمخزون والمشتريات والمبيعات لـ 15 إلى 30 مستخدمًا على منصة مستقرة، تقع عادة في حدود مئات الآلاف من الجنيهات بعد حساب التراخيص والإعداد وترحيل البيانات والتدريب، يليها التزام سنوي متكرر. أما التجزئة متعددة الفروع أو أي عمل يتضمن تصنيعًا فينتقل إلى 7 أرقام. من 3 إلى 6 أشهر مدة واقعية للمرحلة الأولى، ومن يعرض عليك 6 أسابيع لتطبيق كامل فهو يصف عرضًا تجريبيًا.
البند الذي يفاجئ أصحاب الشركات ليس البرنامج أبدًا، بل تنظيف البيانات. عملاء مسجلون بأربع طرق مختلفة، ومنتجات لها 3 أسماء وبلا كود، وأرصدة افتتاحية لم يعدّها أحد فعلًا. خصص ميزانية لهذا العمل، وأنهه قبل التشغيل الفعلي، ولا تسمح لأي مورّد بترحيل الفوضى إلى نظام نظيف.
ابدأ أضيق مما يقترح العرض. الحسابات والمخزون والمشتريات والمبيعات في المرحلة الأولى، ثم الرواتب والصيانة والإنتاج بعد أن يثق الناس بالنظام. فريق تطوير أنظمة ERP وCRM وتطبيقات الموبايل لدينا يحدد نطاق المرحلة الأولى بهذا المنطق عن قصد، لأن نظام ERP لا يستخدمه أحد يكلف أكثر من الجداول التي جاء ليحل محلها.
